Semnificatie

Efectuarea de copii legalizate consta in intocmirea cu ajutorul aparatelor de copiat tip xerox, a unor copii dupa documente originale, copii pe care notarul public le certifica in sensul ca sunt identice originalului prezentat si verificat personal de notar cu propriile simturi.

Conditii de intocmire

Actele pentru care se doreste a se realiza copii legalizate trebuie sa fie in buna stare, nedeterioate, si fara modificari sau stersaturi. Copiile xerox trebuie sa fie clare si fidele originalului.

Poate solicita efectuarea legalizarii copiilor orice persoană care se prezintă la notariat cu originalul actului, indiferent dacă persoana respectiva este sau nu parte în acel act, si indiferent daca este sau nu titular al actelor. Ca exceptie, in cazul in care se doreste legalizarea copiilor dupa o Carte de Identitate, doar titularul se poate prezenta, notarul public trebuind sa il identifice si sa se asigure ca este cu adevarat titularul cartii de identitate.

Cu ce documente trebuie sa ma prezint la notar?

• pentru a obtine o copie legalizata de pe un inscris este OBLIGATORIU sa va prezentati la Biroul Notarial cu originalul actului respectiv;
• fotocopiile pot fi realizate de parti sau de notar cu mijloace proprii, dar in perioadele aglomerate, mai ales la inceput sau sfarsit de an scolar, sau daca aveti un numar mare de documente pentru care trebuiesc intocmite copii legalizate, pentru a economisi timp este preferabil a va prezenta la notariat cu fotocopiile gata realizate de dumneavoastra. Fotocopiile trebuiesc intocmite in numarul de exemplare dorit de dumneavoastra plus unul pentru arhiva biroului notarial;
• in perioadele foarte aglomerate, la inceput sau sfarsit de an scolar, cand sunt peste o suta de solicitari pe zi, puteti economisi timp si completand de acasa cererea adresata notarului public pentru efectuarea de copii legalizate, pe care o puteti descarca de aici: Cerere de legazire copii
• este bine sa aveti cu dumneavoastra si actul de identitate.

Informatii suplimentare

Daca doriti sa aflati informatii detaliate, va invitam sa parcurgeti pe website-ul nostru, Notariat Irimia, in cadrul sectiunii Proceduri Notariale: Aspecte teoretice cu aplicabilitate practica imediata articolul detaliat despre Procedura notariala a intocmirii de copii legalizate: cine poate solicita intocmirea de copii legalizate, ce fel de documente pot fi supuse procedurii de legalizare a copiilor, perioada de valabilitate a copiilor legalizate.

Cum se ia consimtamantul unui minor? Dar a unei persoane cu handicap psihic accentuat?

Atat minorul, cat si persoana cu un handicap mintal accentuat, au nevoie de protectie speciala in situatia perfectarii unui act autentic. Discernamantul acestora este fie inca in formare, fie a suferit degradari datorita varstei, bolii, sau unor accidente. Pentru a fi parte intr-un act notarial, ei trebuie asistati (adica alaturi de el vine si mai semneaza o persoana in baza legii sau numita de o autoritate competenta), sau dupa caz, chiar reprezentati (adica persoana in cauza NU vine la notar, ci reprezentantul desemnat de autoritatea competenta semneaza in locul sau).

• minorul sub 14 ani nu are capacitate juridica, nu trebuie sa vina in fata notarului public, si este reprezentat la notar de catre parinti, sau tutorele legal;
• minorul care a implinit 14 ani are capacitate juridica restransa, si se prezinta la notar, asistat de parinti sau de tuturole legal.
• pentru semnarea de acte de dispozitie (instrainare, donatie, partaj, dezbatere mostenire etc), indiferent daca primeste sau instraineaza un imobil, si indiferent de varsta minorului, este necesara o dispozitie de numire curator, eliberata de autoritatea tutelara din cadrul Primariei, la cererea notarului public. In urma primirii dosarului completat de parti, notarul adreseaza Primariei cererea de numire a unui curator pentru minor, iar curatorul va semna fie in locul copilului, daca are sub 14 ani, fie alaturi de acesta, daca a implinit 14 ani;
• minorul casatorit, prin casatorie capata capacitate juridica deplina, si se poate prezenta la notar, prezentand si certificatul de casatorie.

Persoanele care sufera de tulburari mintale grave, care nu mai sunt deplin responsabile pentru faptele proprii, nu pot sa se prezinte in fata notarului, nemaiavand discernamant critic nealterat. O astfel de persoana si-a pierdut sau i s-a degradat semnificativ capacitatea de a-si mai gestiona propriile fapte si de a decide cu privire la sine si bunurile sale de valoare. Pentru a proteja persoana in cauza de un eventual abuz sau de erori grave, trebuie pusa sub interdictie, adica i se ridica dreptul de a mai dispune de bunurile sale. Acest lucru se realizeaza cu ajutorul unui avocat, prin instanta de judecata, dupa ce in prealabil a avut loc o expertizare de catre serviciul de Medicina Legala.

Judecatoria, odata cu punerea sub interdictie a persoanei in cauza, numeste si un tutore, ca poate administra bunurile, patrimoniul persoanei cu dizabilitati. Atentie! Tutorele NU poate realiza acte de dispozitie (vanzari-cumparari etc), ci doar acte de administrare (chirie, arenda, intretinere imobile, plata taxe, incasare eventuale sume, etc) a averii interzisului!

Pentru a realiza un act de dispozitie cu privire la patrimoniul interzisului, hotararea de punere sub interdictie trebuie prezentata Primariei de domiciliu a persoanei in cauza, pentru ca prin intermediul autoritatii tutelare din cadrul Primarie sa se elibereze o dispozitie de numire curator, special pentru tranzactia care se doreste a fi realizata. Curatorul va trebui sa respecte intocmai cele inscrise in dispozitia prin care a fost numit, altfel raspunde pentru orice prejudiciu adus interzisului. Dispozitia de numire curator trebuie scrisa cat mai explicit, cu enumerarea exacta a puterilor care i se dau curatorului. De exemplu, in cazul unui partaj, trebuie enumerate bunurile care se partajeaza, si dintre acestea, bunurile si eventual sulta care revin interzisului. In cazul unui contract de vanzare, se precizeaza expres care bun se vinde, si la ce valoare. Persoana interzisa trebuie sa aiba deschis un cont bancar in care sa fie incasate eventualele sume de bani care i se cuvin.

La numira curatorului de catre Primarie trebuie avut grija a se evita orice posibil conflict de interese intre interzis si persoana imputernicita, de exemplu nu poate fi numit curat o ruda apropiata a cumparatorului catre care se vinde un bun al interzisului, si nici unul dintre copartajanti in caz de partaj, etc.

La fel se procedeaza si in cazul unei persoane care desi in deplinatatea facultatilor mintale, este in imposibilitate fizica de a-si manifesta vointa (imobilizat, paralizie faciala, etc).

Selectie de norme juridice, care reglementeaza aspectele prezentate anterior:

Cum se identifica o persoana juridica de catre notarul public?

În ceea ce priveşte actele încheiate de persoanele juridice (Societati Comerciale, SRL, SA, Fundatii, etc), sunt necesare actele constitutive ale persoanei juridice (statut, act constitutiv), dovada dobândirii personalităţii juridice (de exemplu, certificatul de înmatriculare la Registrul Comerţului si Hotararea sau dispozitia de inregistrare, pentru societăţile comerciale. Pentru fundatii, certificatul de înregistrare în registrul special tinut de Judecatorii, si Hotararea de inregistrare), precum şi dovada faptului că persoana care va semna ca reprezentant al persoanei juridice are dreptul de a încheia acte in numele acesteia (de exemplu, certificat constatator de la registrul comerţului din care să rezulte calitatea de asociat/administrator al societăţii comerciale).

În ceea ce priveşte actele necesare unei persoane fizice autorizate (Intreprindere Individuala, PFA, CMI etc), care nu au personalitate juridica, sunt necesare dovada inregistrarii la Registrul Comertului sau o alta forma de evidenta, specifica profesiei (de exemplu, certificatul de înmatriculare la Registrul Comerţului si Hotararea sau dispozitia de inregistrare, pentru II sau PFA. Pentru CMI, certificatul de înregistrare în registrul special tinut de Colegiul Medicilor), precum şi dovada faptului că persoana care va semna ca reprezentant al persoanei juridice are dreptul de a încheia acte in numele acesteia (de exemplu, certificat constatator de la registrul comerţului din care să rezulte calitatea de titular al Intreprinderii individuale sau PFA-ului).

Trebuie spus despre persoanele fizice autorizate ca, neavand personalitate juridica, nu pot dobandi drepturi reale cu privire la imobile, titular al acestora fiind in realitate chiar cetateanul autorizat a desfasura activitatea respectiva. II-ul sau PFA-ul pot fi privite ca o extensie adusa cetateanului, dar fara a lua nastere o entitate juridica noua (o persoana juridica, cum se numeste in drept). Deci, intr-un contract de vanzare-cumparare, de exemplu, daca un intreprinzator titular al unui II/PFA vrea sa achizitioneze un teren, proprietar devine chiar cetateanul in cauza, iar daca este casatorit si sotul/sotia. Pentru a putea folosi terenul in afacerea pentru care este autorizat, poate face singur, daca nu e casatorit, sau doar impreuna cu sotia, daca este casatorit, un act de includere a terenului in patrimoniul de afectatiune al afacerii sale. Acest act nu face sa inceteze coproprietatea intre soti, ci doar ii da voie sotului intreprinzator titular al II-ului sau PFA-ului sa exploateze in interesul afacerii sale acel teren.

Cum se proceadeaza in cazuri speciale, cand trebuie luat consimtamantul unui varstnic, sau unui cetatean strain, sau unui surd, mut, nevazator, sau unei persoane private de libertate?

Cazuri speciale de luare a consimtamantului
In anumite situatii, este necesar ca o persoana sa fie asistata la perfectarea unui act notarial de catre martori, sau de interpret si traducator, sau de personal specializat din cadrul autoritatii tutelare.

Persoanele vârstnice, conform art. 30 din Legea nr. 17/2000 privind asistenţa socială a persoanelor vârstnice, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, au dreptul de a fi asistate gratuit cu ocazia perfectarii unui act notarial de un reprezentant al autoritatii tutelare (din cadrul serviciului specializat oferit de orice Primarie din mediul urban sau rural).

Actele solicitate de părţi şi orice acte de procedură notarială se întocmesc în limba română. Cetăţenilor aparţinând minorităţilor naţionale, cetatenilor straini, oricarei persoane care nu vorbeste sau nu înţelege limba română li se acordă posibilitatea de a lua cunoştinţă de cuprinsul actului printr-un traducător sau interpret. Funcţia de traducător sau interpret poate fi îndeplinită de către o persoană autorizată ca interpret sau traducător de către Ministerul Justiţiei. În toate situaţiile în care actul se îndeplineşte prin interpret sau traducător autorizat acesta va semna încheierea alături de notarul public.

• trebuie sa NU fie parte in act;
• trebuie sa NU fie rude cu persoanele semnatare ale actului notarial;
• trebuie sa nu fie rude intre ei;
• trebuie sa fi implinit 18 ani;
• trebuie sa fie in deplinatatea facultatilor mintale;
• evident, martorii trebuie sa stie sa scrie;
• si trebuie sa aiba acte de identificare valabile.

Consimtamantul surdului, mutului sau surdomutului, ştiutori de carte, se va lua în scris în faţa notarului public, prin înscrierea de către acesta, înaintea semnăturii, a menţiunii "consimt la prezentul act, pe care l-am citit". Dacă surdul, mutul sau surdomutul nu stie sau nu poate sa scrie, declaraţia de voinţă se va lua prin interpret, si în prezenţa a 2 martori, care sa indeplineasca conditiile enuntate anterior.

Pentru a lua consimţământul unui nevăzător, notarul public va întreba dacă a auzit bine când i s-a citit înscrisul şi dacă cele auzite reprezintă voinţa sa, consemnând acestea în încheierea de autentificare. Daca nevazatorul poate sa scrie, nu este nevoie de martori, dar daca nu stie sau nu poate sa scrie, va trebui asistat de 2 martori in aceleasi conditii ca si nestiutorul de carte.

La autentificarea actelor juridice încheiate de o persoană privată de libertate, notarul public verifică dacă s-au luat măsuri de indisponibilizare cu privire la bunurile acesteia ori dacă nu i s-a restrâns capacitatea de exerciţiu. Acest lucru se realizeaza prin consultarea tuturor hotararirilor penale incidente in cauza respectiva, si prin prezentarea cazierului judiciar al persoanei respective. Actele notariale în care una dintre părţi este o persoană privată de libertate se instrumentează la locul unde acea persoană se află pe perioada privării de libertate. Administraţia locului de deţinere are obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru identificarea de către notarul public a persoanei private de libertate, parte în actul notarial, precum şi pentru asigurarea condiţiilor adecvate, necesare încheierii actului. În cazul în care persoana privată de libertate nu poate să scrie si sa semneze, actul notarial se va încheia în prezenţa a 2 martori asistenţi, care pot fi şi funcţionari ai penitenciarului. În cazul în care persoana privată de libertate nu cunoaşte limba română sau este surdomut neştiutor de carte, la luarea consimţământului va trebui sa fie prezent unui interpret/traducător autorizat, respectiv un interpret mimico-gestual autorizat.

Rezumand cu privire la situatiile in care se impune prezenta martorilor: pentru orice persoana care nu poate scrie si semna, notarul public va lua consimţământul numai în prezenţa a 2 martori. Martorii-asistenţi vor fi identificaţi, vor semna actul in calitate de martori, iar în încheierea de autentificare notarul va face menţiunea că martorii au fost prezenţi la citirea actului de către părţi sau după caz de către notarul public si interpret/traducator, si au asistat la luarea consimţământului.

La notar te prezinti personal, trimiti un imputernicit, sau vine notarul la tine!

O persoana, pentru a beneficia de serviciul notarial, se poate prezenta personal la notar, iar daca acest lucru nu este posibil, poate mandata (adica imputernici) o alta persoana prin procura (imputernicire) notariala incheiata in forma autentica. Procura se poate intocmi la orice birou notarial din tara, iar in strainatate de Consulate si Ambasade ale Romaniei, si in anumite conditii chiar si de notari straini. Cu ocazia perfectarii actului, notarul public va verifica valabilitatea procurii în Registrul Naţional Notarial de Evidenţă a Procurilor şi Revocărilor acestora. Pentru detalii vezi articolul "Esti departe, si trebuie sa trimiti acasa o imputernicire sau o declaratie", din cadrul sectiunii "Pentru Romani plecati in Lume", apelabila din meniul site-ului nostru. Bineinteles ca persoana imputernicita trebuie sa se prezinte personal si sa se identifice in fata notarului public. Pentru unele proceduri notariale legea NU permite insa reprezentarea prin imputernicit, cum este de exemplu pronuntarea divortului pe cale notariala (la depunerea cererii de instrumentare a divortului este permisa reprezentarea prin procura, dar la termenul final cand are loc efectiv pronuntarea divortului, prezenta sotilor in persoana este obligatorie).

Daca din motive obiective nu va puteti prezenta la notar, si este necesara deplasarea notarului la domiciliul dumneavoastra, vizita se poate realiza cu programare prealabila, si doar dupa ce s-a prezentat notarului public un certificat eliberat de serviciul de Medicina Legala, din care sa rezulte ca persoana al carei consimtamant se va lua la domiciliu este in deplinatatea facultatilor mintale.

Atentie! Notarul se poate deplasa la domiciliul partilor doar pe raza circumsciptiei judecatoresti de care apartine. Pentru Judecatoria Vaslui, sunt incluse orasele Vaslui si Negresti, si comunele aferente acestora.

De asemnea, se solicita acest certificat eliberat de serviciul de Medicina Legala, din care sa rezulte ca persoana este in deplinatatea facultatilor mintale (are discernamant critic nealterat, poate semna acte notariale) si atunci cand o persoana, chiar daca se infatiseaza la sediul biroului, prezinta semne de tulburari sau afectiuni ale sistemului nervos, datorita varstei, bolii, sau unor accidente.

Persoanele care sunt titulare ale unui certificat de handicap, trebuie sa prezinte acest certificat, indiferent daca este vorba de un handicap psihic sau fizic.

Cum se identifica o persoana fizica de catre notarul public?

În cadrul lucrărilor de îndeplinire a actelor notariale, notarul public trebuie sa stabileasca identitatea, domiciliul şi capacitatea părţilor. Termenul de capacitate se refera la aptitudinea persoanei de a avea drepturi si obligatii, si de a dispune de acestea.

Actul de identitate trebuie INTOTDEAUNA prezentat în original. Orice alt act cerut la dosarul necesar perfectarii unei proceduri notariale poate fi depus fie in original, fie in copie legalizata, dar actul de identificare al unei persoane nu poate fi prezentat decat in original. Notarul public are acces la Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, in vederea verificării actelor de identificare prezentate de parti.

• Identitatea unui cetatean roman se stabileste prin prezentarea catre notar a actului de identificare: carte de identitate sau buletin, iar in lipsa acestora, temporar, cartea provizorie de identitate. Prin excepţie, identificarea se poate face prin intermediul paşaportului, atunci cand titularul nu are domiciliul in Romania, ci in strainatate, iar acest lucru este inscris in pasaport. Deci o persoana cetatean roman cu domiciliul in Romania NU se poate identitfica prin pasaport. Pentru a se identifica cu pasaport, este OBLIGATORIU a avea domiciliul in strainatate.
• Identitatea unui cetatean strain, avand cetatenia si domiciliu intr-o tara membra a Comunitatii Europene, se stabileste prin prezentarea catre notar a actului de identificare: carte de identitate nationala a tarii de origine, sau paşaport.
• Identitatea unui cetatean strain, din afara Comunitatii Europene, se stabileste prin prezentarea catre notar a actului de identificare: paşaport.
• Cetateanul strain, indiferent de tara de origine, titular al unui permis de sedere, trebuie sa prezinte si acest document cu ocazia perfectarii oricarei proceduri notariale.

De asemenea este recomandat ca orice persoana care se prezinta la notar sa aiba asupra sa toate actele sale de stare civila (dupa caz: certificat de nastere, certificat de casatorie, certificat sau hotarare de divort, certificat de deces al celuilalt sot). De exemplu, pentru perfectarea unei donatii sau vanzari-cumparari intre rude sunt necesare toate actele de stare civila care fac dovada gradului de rudenie intre partile semnatare, pentru a se putea acorda scutirea (in cazul donatiei) sau reducerea (in cazul vanzarii) de impozit conform Codului Fiscal, pentru rude pana la gradul 3.

Daca persoana in cauza si-a schimbat pe parcursul vietii numele de familie sau prenumele, de asemenea trebuie sa prezinte actele doveditoare a acestui fapt, cum ar fi certificatele de casatorie, certificatele si/sau sentintele de divort, hotarari judecatoresti de schimbare a numelui etc.

Ce fac cand sunt in strainatate si trebuie sa trimit in Romania o declaratie sau imputernicire (procura) notariala?

Sunt multe situatii care impun ca o persoana aflata in strainatate sa trebuiasca sa trimita in tara o procura sau o declaratie: pentru a vinde sau cumpara o proprietate, pentru a dezbate o mostenire sau pentru a face un partaj, pentru a incasa o suma de bani, pentru a obtine diverse documente (certificat de nastere, casatorie, acte de studii, cazier, permis de conducere etc) de la diverse institutii, si lista poate continua la nesfarsit.

IN REZUMAT: pentru a trimite din strainatate in Romania o declaratie sau procura care sa va serveasca interesele, sa poata fi folosita la intocmirea unui act notarial, cel mai sigur este sa va adresati Ambasadei sau Consulatului Romaniei in tara respectiva. Daca acest lucru este prea anevoios, si sunteti intr-o tara de drept latin, adresati-va unui notar al tarii respective, dar atentie: declaratia sau procura sa fie incheiata in forma AUTENTICA, apoi APOSTILATA sau SUPRALEGALIZATA, dupa cum cere legea tarii respective. Apoi trimiteti procura in original in Romania. Daca va aflati intr-o tara care nu este de drept latin, nu va ramane decat solutia Ambasadei sau Consulatului, sau sa veniti personal la notar in Romania pentru a rezolva problema respectiva.

In continuare, detaliem aceste informatii:

Ma poate ajuta Ambasada sau Consulatul Romanie?

Pentru a obtine o procura sau o declaratie, care sa fie corect intocmita, folosibila in Romania, cea mai buna solutie este sa va adresati Ambasadei sau Consulatului Romaniei in tara respectiva, daca timpul si locatia va permit. Ambasadele si Consulatele Romaniei intocmesc procuri si declaratii respectand aceleasi reguli ca si un birou notarial din Romania. Inclusiv atunci cand legea impune, acestea efectueaza inscrierea in Registrele Nationale Notariale privitoare la procuri si anumite tipuri de declaratii, deci ofera un grad sporit de siguranta. Ba mai mult, prin intermediul Ambasadelor si Consulatelor puteti realiza inclusiv revocarea (anularea) unei procuri anterior intocmite.

Apeland la serviciile unei Ambasade sau Consulat aveti cele mai mari sanse sa va atingeti scopul. Va recomandam chiar ca inainte de a va adresa Ambasadei sau Consulatului, o persoana de incredere a dumneavoastra sa consulte un notar public in Romania pentru a obtine informatii suplimentare, pe care sa vi le transmita si sa va ajute in intocmirea actului notarial in strainatate. Ati putea chiar solicita ca notarul sa intocmeasca un model de procura sau declaratie care sa va fie transmis, preferabil pe email, pentru ca Ambasada sau Consulatul sa poata edita modelul respectiv conform normelor proprii.

Ce fac daca nu pot ajunge la Ambasada sau Consulatul Romanie?

Daca totusi Ambasada sau Consulatul Romaniei sunt prea departe, daca va aflati intr-o tara de drept latin, iar institutia notarului in tara respectiva are in atributii procedura autentificarii, puteti apela la serviciile unui notar local. Cuvintul cheie este "AUTENTIFICARE". Pentru a putea fi folosita in Romania la instrumentarea unui act notarial, declaratia sau procura pe care o veti trimite din tara respectiva nu e suficient sa exprime clar vointa dumneavoastra, ci trebuie obligatoriu sa fie intocmita in forma "AUTENTICĂ".

Puteti citi mai multe detalii despre Procedura Autentificarii in cadrul sectiunii "Acte si Proceduri Notariale", apelabila din meniul site-ului nostru. Pe scurt, aceasta procedura, consta in intocmirea unui act (in cazul dumneavoastra, procura sau declaratie), dupa ce notarul in prealabil v-a identificat, a stabilit domiciliului si starea civila a dumneavoastra, s-a asigurat de realitatea drepturilor invocate de dumneavoastra (de exemplu ca sunteti proprietar pe casa care doriti sa o vindeti), s-a asigurat ca actul notarial (procura, declaratia) se incheie cu respectarea tuturor normelor legale in tara respectiva, s-a asigurat de intelegerea actului si a efectelor sale de catre dumneavoastra, si v-a luat consimtamantul prin semnatura dumneavoastra pe actul original. TOATE aceste caracteristici reprezinta esenta procedurii autentificarii.

Din pacate, in majoritatea cazurilor, chiar si din tari de drept latin, inclusiv din Italia, Franta, Germania, procurile si declaratiile care ajung la biroul nostru nu sunt in forma "autentica", ci sub forma de "legalizare de semnatura", ceea ce le face inutilizabile. Gasiti de asemenea mai multe detalii despre procedura "legalizarii de semnatura" in cadrul sectiunii "Acte si Proceduri Notariale", apelabila din meniul site-ului nostru. Principalele diferente fata de procedura autentificarii sunt ca notarul nu trebuie sa verifice realitatea drepturilor invocate de dumneavoastra (de exemplu ca sunteti proprietar pe casa care doriti sa o vindeti), nici sa va verifice starea civila, nici sa se asigure că ati inteles semnificatia si efectele juridice ale actului notarial (notarul verifica doar ca ati luat la cunostinta de textul actului, ceea ce nu presupune si ca l-ati si inteles, deci notarul nu va consiliaza in nici un fel). O astfel de declaratie sau procura, incheiata de notarul strain sub forma "legalizarii de semnatura", nu este de nici un folos in instrumentarea unui act autentic in Romania...

Ba mai mult, din unele tari precum Italia si Germania, in multe randuri am primit procuri redactate de notariatul strain doar in limba romana, fara o traducere a textului si in limba tarii respective, si doar incheierea notarului de pe ultima pagina in limba tarii respective, ceea ce ridica indoieli si asupra intelegerii de catre notarul insusi a scopului procurii.

Pentru un neprofesionist al dreptului, este dificil a deosebi o procura incheiata in forma autentica de o procura incheiata sub forma de legalizare de semnatura. Diferenta se regaseste in parte finala a procurii, urmatoare semnaturii partii semnatare, si anume in textul prin care notarul instrumentator se exprima cu privire la indeplinirea procedurii, de unde trebuie sa reiasa indeplinirea aspectelor specifice autentificarii amintite cateva randuri mai sus.

Daca ati reusit sa obtineti de la un notar strain o procura sau o declaratie in forma autentica, evident scrisa in limba tarii respective, NU O TRADUCETI in limba Romana acolo! Ea va trebui tradusa de un traducator autorizat de Ministerul Justitiei din Romania, deci traducerea efectuata in strainatate nu e de nici un folos!

Urmatorul pas pe care trebuie sa il indepliniti, dupa obtinerea procurii sau declaratiei notariale autentice intocmita de notarul strain, este sa apostilati sau sa supralegalizati actul respectiv. Gasiti mai multe detalii despre procedura "apostilarii si supralegalizarii" pe site-ul nostru in cadrul sectiunii "Pentru Romani plecati in Lume". Pe scurt, in tari semnatare ale conventiei de la Haga privind Apostila, se aplica procedura apostilarii, in rest se aplica procedura supralegalizarii. Ambele proceduri sunt mecanisme cu acelasi scop, de a dovedi in cazul folosirii in strainatate, ca un act a fost eliberat cu respectarea legii si este valabil intocmit in tara de origine.

Odata apostilata sau supralegalizata declaratia sau procura dumneavoastra, trebuie trimise in original in Romania. Puneti-le intr-un plic si expediati-le persoanei de incredere din Romania, pentru a fi prezentate in original notarului public.

Bineinteles, pentru a nu suporta in mod inutil costul apostilarii si trimiterii originalului in Romania, doar pentru a afla ca declaratia sau procura dumneavoastra fie nu a fost bine scrisa, nu are un text clar, fie nu a fost incheiata in forma AUTENTICĂ, este o idee buna sa trimiteti un mail cu o fotocopie a actului dumneavoastra unei persoane de incredere din tara, pentru a se prezenta cu el la un notar sa i se confirme ca actul este OK. Abia apoi apostilati sau dupa caz supralegalizati actul si expediati-l in original in Romania.

Cand sunt necesare apostilarea si supralegalizarea si ce reprezintă acestea?

Apostilarea si supralegalizarea sunt necesare atunci cand se doreste folosirea unui act oficial romanesc intro tara cu care Romania nu a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor.

Vice-versa, indeplinirea acestor proceduri este necesara de asemenea si atunci cand se doreste folosirea in Romania, a unui act oficial strain, emis intr-o tara cu care Romania nu a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor.

Spus pe scurt, aplicarea apostilei sau supralegalizarea sunt necesar a se realiza cand se doreste folosirea unor acte emise de o anumita tara, intr-o alta tara decat tara de origine.

• in cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-un stat semnatar al Conventiei de la Haga din 1961, atunci se va aplica procedura Apostilarii;
• in cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-un stat care NU este semnatar al Conventiei de la Haga, atunci se va aplica procedura supralegalizarii.
• in cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-o tara cu care România a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor, nu este necesară indeplinirea nici unei dintre procedurile aminitite

• Camera Notarilor Publici pentru acte notariale sub forma înscrisurilor (contracte procuri si declaratii autentice, copii legalizate, legalizari de semnatura a traducatorilor, certificari, etc);
• Tribunalul pentru hotărâri judecătoreşti, acte emise de executori judecatoresti, și actele originale emise de Registrul Comerţului sau alte institutii aflate sub autoritatea Tribunalului;
• Institutia Prefectului (Prefectura - prin Biroul Apostila) pentru documentele administrative (acte de stare civila, de studii, de munca etc).

• Camera Notarilor Publici pentru acte notariale sub forma înscrisurilor (contracte procuri si declaratii autentice, copii legalizate, legalizari de semnatura a traducatorilor, certificari, etc);
• Ministerul Justitiei pentru hotărâri judecătoreşti, acte esmise de executori judecatoresti și actele originale emise de Registrul Comerţului sau alte institutii aflate sub autoritatea Tribunalului;
• Ministerul Afacerilor Externe pentru documentele administrative (acte de stare civila, de studii, de munca etc). Misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului respectiv în Romania

Caracteristic procedurii supralegalizării este certificarea actului din „verigă în verigă”, fiind o procedură greoaie: dupa certificarea de catre institutiile competente nationale ale statului de origine al documentului, acesta se trimite spre certificarea finala catre misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului respectiv în Romania.

Odată cu intensificarea raporturilor economice, sociale și de muncă dintre state, a apărut necesitatea unei proceduri suple: Apostila, prin care se reduce procesul certificarii credibilitatii documentului la o singură formalitate, realizata dintr-un singur pas de catre autoritatea competenta din tara de origine a documentului, fara a mai fi necesara certificarea de catre misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului respectiv în Romania. Procedura Apostilarii a luat naștere prin adoptarea Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine. Apostila se poate aplica doar in cazul documentelor care urmeaza a fi folosite in state semnatare ale Conventiei.

• versiunea in limba engleza: HCCH - engleza
• versiunea in limba franceza: HCCH - franceza

Pentru a vedea lista de state semnatare a Conventiei de la Haga, va recomanda acest link: Lista state semnatare a Conventiei de la Haga-1961

Apostilarea si supralegalizarea actelor notariale - aspecte specifice

Supralegalizarea si apostilarea actelor notariale se îndeplinesc de către Camera Notarilor Publici, la sediul principal din municipiul Iasi sau la sediul secundar din municipiul Vaslui. Se pot apostila si supralegaliza de catre Camera Iasi doar acte emise de notari publici din circumscripţia Camerei Notarilor Publici Iasi, care cuprinde judetele Iasi si Vaslui.

Camera Notarilor este competenta a indeplini procedura apostilei si supralegalizarii doar privind actele notariale. Pentru alte tipuri de acte (de studii, de stare civila, emise de diverse institutii) am enuntat anterior institutiile competente.

Apostilarea sau supralegalizarea actelor notariale poate fi solicitată de titularul actului sau de orice alt deţinător al acestuia, fara a fi necesara o imputernicire in acest sens.

Cand este necesar a aplica procedura apostilarii si cand procedura supralegalizarii? Apostila se aplică de către Camera Notarilor pe actele notariale care urmează a fi folosite pe teritoriul statelor părţi la Convenţia privind suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961 şi denumită în continuare Convenţia de la Haga, care au aderat la aceasta sau au ratificat-o.

In cazul in care actul notarial urmează a fi folosit intr-o tara care nu este parte a Convenţiei de la Haga, si nici nu au aderat sau ratificat aceasta Convenţie, atunci trebuie aplicata procedura de supralegalizare. In aceasta situatie actul notarial supralegalizat de către Cameră urmează a fi supralegalizat si de către Ministerul Afacerilor Externe şi misiunea diplomatică sau oficiul consular din România al statului în care actul urmează să fie folosit.

• atestarea efectuată de către Cameră în condiţiile mai sus arătate;
• atestarea efectuată de către Ministerul Afacerilor Externe;
• atestarea efectuată de către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului în care actul urmează a fi folosit.

In cazul unui inscris emis de o autoritate straina, care a fost supralegalizat în statul de origine, documentul atestat de autorităţile statului emitent va fi atestat, în vederea folosirii în România, şi de misiunea diplomatică sau consulară română aflată pe teritoriul statului unde a fost emis documentul sau, după caz, de Ministerul Afacerilor Externe al României.

In cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-o tara cu care România a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor, nu este necesară indeplinirea nici unei dintre procedurile de apostilare sau supralegalizare. În situaţia în care, deşi solicitantului actului i se aduce la cunoştinţă acest fapt, acesta stăruie să îi fie aplicată procedura solicitată, apostilare sau supralegalizare, iar actele depuse îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege pentru a li se aplica procedura respectiva, Camera va întocmi procedura solicitată, chiar daca nu este impusa de lege.

Atat apostila aplicată, cat si supralegalizarea, atestă faptul că actul este un act oficial si a fost supus unei proceduri notariale, veridicitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat notarul semnatar, veridicitatea si identitatea sigiliului (ştampilei) aplicate de notar pe act.

În cazul în care se solicită apostilarea sau supralegalizarea unor traduceri legalizate de către notarul public, această operaţiune se poate realiza numai dacă actul tradus şi legalizat este un act emis, certificat ori confirmat de autorităţile române sau de către o altă persoană autorizată de acestea, o copie a acestuia urmând a fi ataşată traducerii legalizate a cărei apostilare sau supralegalizate este solicitată. În cazul în care se solicită apostilarea sau supralegalizarea unei copii legalizate de către notarul public, această operaţiune se poate realiza numai dacă actul de pe care a fost făcută copia legalizată este un act oficial emis, certificat ori confirmat de autorităţile române sau de către o altă persoană autorizată de acestea. Nu se pot apostila sau supralegaliza traduceri ale unor înscrisuri sub semnătură privată, decat daca au fost supuse unei proceduri notariale precum: dată certă, legalizare de semnătură, copie legalizată etc.

• textul actului nu este lizibil din cauza deteriorării;
• actul este completat sau semnat cu creion;
• actul conţine adăugiri sau corecturi neconfirmate oficial;
• Camera Notarilor nu deţine specimenele semnăturilor persoanelor semnatare ale actului supus procedurii apostilării sau supralegalizării;
• actul pentru care se solicita procedura apostilarii sau supralegalizarii nu este un act notarial.

Ce alte proceduri poate indeplini notarul public?

• redactarea înscrisurilor cu conţinut juridic, la solicitarea părţilor;
• eliberarea de duplicate de pe actele pe care le-a întocmit;
• acte de protest al cambiilor, al biletelor la ordin şi al cecurilor, care se fac de notarul public din circumscripţia teritorială a judecătoriei în care urmează a se face plata;
• activităţi fiduciare, în condiţiile legii;
• numirea, în cazurile prevăzute de lege, a custodelui sau a curatorului special;
• orice alte operaţiuni prevăzute de lege.