Cand sunt necesare apostilarea si supralegalizarea si ce reprezintă acestea?

Apostilarea si supralegalizarea sunt necesare atunci cand se doreste folosirea unui act oficial romanesc intro tara cu care Romania nu a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor.

Vice-versa, indeplinirea acestor proceduri este necesara de asemenea si atunci cand se doreste folosirea in Romania, a unui act oficial strain, emis intr-o tara cu care Romania nu a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor.

Spus pe scurt, aplicarea apostilei sau supralegalizarea sunt necesar a se realiza cand se doreste folosirea unor acte emise de o anumita tara, intr-o alta tara decat tara de origine.

• in cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-un stat semnatar al Conventiei de la Haga din 1961, atunci se va aplica procedura Apostilarii;
• in cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-un stat care NU este semnatar al Conventiei de la Haga, atunci se va aplica procedura supralegalizarii.
• in cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-o tara cu care România a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor, nu este necesară indeplinirea nici unei dintre procedurile aminitite

• Camera Notarilor Publici pentru acte notariale sub forma înscrisurilor (contracte procuri si declaratii autentice, copii legalizate, legalizari de semnatura a traducatorilor, certificari, etc);
• Tribunalul pentru hotărâri judecătoreşti, acte emise de executori judecatoresti, și actele originale emise de Registrul Comerţului sau alte institutii aflate sub autoritatea Tribunalului;
• Institutia Prefectului (Prefectura - prin Biroul Apostila) pentru documentele administrative (acte de stare civila, de studii, de munca etc).

• Camera Notarilor Publici pentru acte notariale sub forma înscrisurilor (contracte procuri si declaratii autentice, copii legalizate, legalizari de semnatura a traducatorilor, certificari, etc);
• Ministerul Justitiei pentru hotărâri judecătoreşti, acte esmise de executori judecatoresti și actele originale emise de Registrul Comerţului sau alte institutii aflate sub autoritatea Tribunalului;
• Ministerul Afacerilor Externe pentru documentele administrative (acte de stare civila, de studii, de munca etc). Misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului respectiv în Romania

Caracteristic procedurii supralegalizării este certificarea actului din „verigă în verigă”, fiind o procedură greoaie: dupa certificarea de catre institutiile competente nationale ale statului de origine al documentului, acesta se trimite spre certificarea finala catre misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului respectiv în Romania.

Odată cu intensificarea raporturilor economice, sociale și de muncă dintre state, a apărut necesitatea unei proceduri suple: Apostila, prin care se reduce procesul certificarii credibilitatii documentului la o singură formalitate, realizata dintr-un singur pas de catre autoritatea competenta din tara de origine a documentului, fara a mai fi necesara certificarea de catre misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului respectiv în Romania. Procedura Apostilarii a luat naștere prin adoptarea Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine. Apostila se poate aplica doar in cazul documentelor care urmeaza a fi folosite in state semnatare ale Conventiei.

• versiunea in limba engleza: HCCH - engleza
• versiunea in limba franceza: HCCH - franceza

Pentru a vedea lista de state semnatare a Conventiei de la Haga, va recomanda acest link: Lista state semnatare a Conventiei de la Haga-1961

Apostilarea si supralegalizarea actelor notariale - aspecte specifice

Supralegalizarea si apostilarea actelor notariale se îndeplinesc de către Camera Notarilor Publici, la sediul principal din municipiul Iasi sau la sediul secundar din municipiul Vaslui. Se pot apostila si supralegaliza de catre Camera Iasi doar acte emise de notari publici din circumscripţia Camerei Notarilor Publici Iasi, care cuprinde judetele Iasi si Vaslui.

Camera Notarilor este competenta a indeplini procedura apostilei si supralegalizarii doar privind actele notariale. Pentru alte tipuri de acte (de studii, de stare civila, emise de diverse institutii) am enuntat anterior institutiile competente.

Apostilarea sau supralegalizarea actelor notariale poate fi solicitată de titularul actului sau de orice alt deţinător al acestuia, fara a fi necesara o imputernicire in acest sens.

Cand este necesar a aplica procedura apostilarii si cand procedura supralegalizarii? Apostila se aplică de către Camera Notarilor pe actele notariale care urmează a fi folosite pe teritoriul statelor părţi la Convenţia privind suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961 şi denumită în continuare Convenţia de la Haga, care au aderat la aceasta sau au ratificat-o.

In cazul in care actul notarial urmează a fi folosit intr-o tara care nu este parte a Convenţiei de la Haga, si nici nu au aderat sau ratificat aceasta Convenţie, atunci trebuie aplicata procedura de supralegalizare. In aceasta situatie actul notarial supralegalizat de către Cameră urmează a fi supralegalizat si de către Ministerul Afacerilor Externe şi misiunea diplomatică sau oficiul consular din România al statului în care actul urmează să fie folosit.

• atestarea efectuată de către Cameră în condiţiile mai sus arătate;
• atestarea efectuată de către Ministerul Afacerilor Externe;
• atestarea efectuată de către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului în care actul urmează a fi folosit.

In cazul unui inscris emis de o autoritate straina, care a fost supralegalizat în statul de origine, documentul atestat de autorităţile statului emitent va fi atestat, în vederea folosirii în România, şi de misiunea diplomatică sau consulară română aflată pe teritoriul statului unde a fost emis documentul sau, după caz, de Ministerul Afacerilor Externe al României.

In cazul in care actul urmeaza a fi folosit intr-o tara cu care România a încheiat tratate care conţin dispoziţii privind scutirea de legalizare sau de orice altă formalitate echivalentă pentru recunoaşterea reciprocă a valabilităţii actelor, nu este necesară indeplinirea nici unei dintre procedurile de apostilare sau supralegalizare. În situaţia în care, deşi solicitantului actului i se aduce la cunoştinţă acest fapt, acesta stăruie să îi fie aplicată procedura solicitată, apostilare sau supralegalizare, iar actele depuse îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege pentru a li se aplica procedura respectiva, Camera va întocmi procedura solicitată, chiar daca nu este impusa de lege.

Atat apostila aplicată, cat si supralegalizarea, atestă faptul că actul este un act oficial si a fost supus unei proceduri notariale, veridicitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat notarul semnatar, veridicitatea si identitatea sigiliului (ştampilei) aplicate de notar pe act.

În cazul în care se solicită apostilarea sau supralegalizarea unor traduceri legalizate de către notarul public, această operaţiune se poate realiza numai dacă actul tradus şi legalizat este un act emis, certificat ori confirmat de autorităţile române sau de către o altă persoană autorizată de acestea, o copie a acestuia urmând a fi ataşată traducerii legalizate a cărei apostilare sau supralegalizate este solicitată. În cazul în care se solicită apostilarea sau supralegalizarea unei copii legalizate de către notarul public, această operaţiune se poate realiza numai dacă actul de pe care a fost făcută copia legalizată este un act oficial emis, certificat ori confirmat de autorităţile române sau de către o altă persoană autorizată de acestea. Nu se pot apostila sau supralegaliza traduceri ale unor înscrisuri sub semnătură privată, decat daca au fost supuse unei proceduri notariale precum: dată certă, legalizare de semnătură, copie legalizată etc.

• textul actului nu este lizibil din cauza deteriorării;
• actul este completat sau semnat cu creion;
• actul conţine adăugiri sau corecturi neconfirmate oficial;
• Camera Notarilor nu deţine specimenele semnăturilor persoanelor semnatare ale actului supus procedurii apostilării sau supralegalizării;
• actul pentru care se solicita procedura apostilarii sau supralegalizarii nu este un act notarial.